Festivals musicaux: 12 étapes pour entrer dans l’histoire.

Les festivals musicals ou culturels permettent de mettre en valeur l’art et la créativité et surtout de découvrir de nouveaux talents ! Quoi de mieux pour partager des moments conviviaux en communauté ? Mais organiser un tel événement nécessite une organisation particulière. Dans cet article, nous vous donnons 12 étapes clés pour organiser un festival culturel réussi ! Êtes-vous prêt à relever tous les défis et à faire de votre festival un événement inoubliable pour tous les participants ? astucedj met à votre disposition tous les éléments indispensables pour organiser votre événement culturel !

Étape 1 : trouvez votre sujet

Première question à se poser : Quelle est l’histoire que je veux raconter ?
En effet, il existe différents types de festivals :

• Festival de musique,
• Festival de cinéma,
• Festival de danse,
• Festival d’art vivant, etc.

Et pour chacun d’eux, des thématiques plus précises pourront émerger. Si l’on prend l’exemple de la musique, les événements créés sont généralement très directionnels :
Musique classique, musique urbaine, musique électronique, musique Dj etc.

Vous devez donc déterminer à l’avance le thème de l’événement, en fonction de vos intérêts et de vos compétences. Alors vous :

• Définir le cadre de votre univers,
• Déterminer les objectifs de votre festival,
• Identifier d’autres associations/organisations pertinentes sur ces sujets et susceptibles de vous accompagner dans ce projet,
• Analysez la concurrence (existe-t-il d’autres festivals sur cette thématique dans votre zone géographique ?) pour mieux comprendre la viabilité de votre événement et comment vous démarquer.

Une fois ce cadre posé, il sera plus facile d’attribuer un nom qui correspond à votre évènement!

Étape 2: Construisez votre équipe de rêve

Même un petit événement demande beaucoup d’efforts. Vous ne porterez pas tout seul sur vos épaules!

Nous vous recommandons de créer un organigramme de votre festival. Autrement dit, créez une équipe solide au sein de votre association pour répartir les tâches. Pour ce faire, attribuez des rôles clés aux personnes, des rôles liés à des tâches spécifiques qui doivent être accomplies dans un certain laps de temps.

Comme exemple:

• Un directeur/chef de projet,
• Un responsable administratif et financier,
• un responsable logistique,
• un responsable commercial et communication, etc.

Remarque: Si vous êtes une petite structure, pourquoi ne pas vous associer à une autre association ? Le recours à des bénévoles peut également être fait lors de cette phase de préparation.

Étape 3: Définissez votre budget

Quel est le budget de mon festival ?
Posez-vous cette question suffisamment tôt car de nombreuses décisions dépendront de ce paramètre.
Alors, prédisez tous les coûts futurs :

• Location du lieu,
• Rémunération des artistes,
• Logistique,
• Promotion, etc.

Remarque: N’hésitez pas à demander des devis à différents prestataires pour avoir une vision la plus proche possible de la réalité.

En parallèle, calculez également le montant d’argent qui ira dans le fonds, principalement :

• Les billets d’entrée pour le festival,
• La location de stands.

Sachez par ailleurs que vous pouvez augmenter votre trésorerie en changeant vos sources de financement :

• Sponsoring
• Mécénat,
• Institutions,
• Subventions publiques.

Pour impliquer au maximum ces acteurs, rédigez un dossier de présentation spécifique :
description des responsables et du projet, explication des objectifs, détails de la campagne publicitaire prévue, estimations publiques, etc.).

Étape 4: Trouvez l’emplacement idéal

Ici aussi, l’ambiance ainsi que le type de décor souhaité (comme une grande scène de concert) seront déterminants :

• Sur un terrain à l’air libre (champ, plage, parc, etc.) ?
• Dans un complexe fermé ?
• Dans un monument historique ?
• Dans la rue ?
• Au stade?…

La fréquentation prévue du festival (il existe des réglementations en la matière !) et bien sûr, votre budget entre également en ligne de compte, bon à savoir que certains lieux nécessitent des démarches administratives spécifiques, comme pour un événement se déroulant sur la voie publique.

Étape 5 : Choisissez votre date de festival

Évidemment, pour trouver le lieu idéal, mieux vaut connaître la date de votre événement pour vérifier si le lieu est disponible ou non.

Ici aussi, plusieurs facteurs doivent être pris en compte :

• Saison. Par exemple, pour un événement en plein air, il serait judicieux d’éviter l’hiver.
• Temps. Quelles sont vos ambitions en terme de temps ? Un jour ? Une nuit ? Une semaine ?
• La concurrence. En plein été, les festivals battent leur plein. Pour la programmation estivale, nous vous recommandons de vérifier quels autres événements sont prévus durant cette période afin qu’ils ne vous éclipsent pas.

Étape 6 : organisez-vous

Avez-vous constitué votre équipe et fixé une date pour le festival ? Il est temps de construire un planning inversé, c’est-à-dire un planning «à l’envers » établi à partir de l’échéance.

De cette façon, vous aurez une visibilité sur toutes les tâches restant à accomplir, garantissant que vous et vos compagnons respectez le calendrier. De plus, vous gérez mieux les tâches qui nécessitent de la prévisibilité, comme la demande d’autorisation à la mairie.

Étape 7 : Construire des programmes attractifs

Qui amènerez-vous à votre beau festival ?
Pour sélectionner et contacter des artistes, partez simplement de votre thématique et sélectionnez tous les profils qui correspondent à votre univers.

Étape 8 : sélectionnez les autres participants

Le festival ne concerne pas seulement les artistes !
De nombreux autres prestataires permettront à votre événement d’exister ou de lui donner une plus grande dimension :

• Des experts techniques (son, éclairage, etc.),
• Les restaurateurs,
• Gérant d’un débit de boissons,
• Responsable de stand (vendeur de produits, animateur d’atelier, conférencier, etc.),
• La sécurité, etc.

L’un des moyens les plus populaires consiste à faire appel à des bénévoles. Ils peuvent être nommés à divers postes tels que l’accueil des festivaliers et des artistes, le service de la nourriture, l’entretien et le nettoyage du terrain, la décoration, etc.

Étape 9: Les formalités administratives

La création d’un tel événement nécessite un statut juridique. Dans la plupart des cas, l’organisateur crée une association car elle reste la plus simple et la plus adaptée. Ce statut vous permettra de créer un compte bancaire, de signer des contrats avec des artistes et de souscrire une assurance, qui est obligatoire.

Avoir un statut juridique vous permet également de gagner en confiance et en crédibilité auprès des sponsors, des médias et des différents interlocuteurs de votre événement, ce qui sera essentiel pour vous.

Faire une déclaration ou demander une autorisation

Une demande d’autorisation est requise si vous comptez :

• Organiser votre événement dans un espace public,
• Accueillir au moins 2000 personnes.

Cela se fait à la mairie ou à la préfecture de police dans certaines villes et n’oublie pas de préciser aussi:

• L’identité de l’organisateur,
• La date et les horaires de l’évènement,
• Le lieu où il se déroulera,
• Le type de sonorisation utilisé.

En revanche, si votre festival se déroule dans un lieu privé et est ouvert au public, une simple déclaration suffira.

Les autres demandes d’autorisation

Il faudra également penser à obtenir des autorisations pour votre festival et des débits de boissons occasionnels si nécessaire. Celles-ci sont prélevées à la mairie et permettront d’accueillir le public sur l’espace festival et de vendre des boissons. De plus, il est important de savoir que les taux de TVA varient en fonction du statut de votre organisation ou association.

Pour la diffusion et l’exécution d’œuvres musicales :
Dans ce cas, merci de le déclarer à la Sacem pour autorisation. Si vous réalisez un bénéfice, vous devrez payer des redevances.

Contractez une assurance

En tant que organisateur de festival, vous devez souscrire au minimum une assurance responsabilité civile festival.

Nous recommandons cependant d’ajouter des garanties supplémentaires :

• Pour protéger du matériel, souvent très coûteux,
• Pour faire référence à des événements imprévus, comme en cas d’annulation d’un festival.

Étape 10 : Préparer la sécurité des événements

Pour que votre festival soit réussi, vous devez constamment prêter attention à la sécurité.
De nombreux paramètres doivent être pris en compte, comme la protection des participants au festival ainsi que la protection du personnel.

Assurez-vous donc de la présence de tous les équipements nécessaires (extincteurs par exemple) ainsi que de leur conformité. Pour ce faire, contactez votre service d’incendie ou de secours ou son comité de sécurité.

Remarque: Bénéficiez du soutien d’experts. Par exemple, un service de sécurité agréé sera mieux à même de réagir en cas de danger ou de comportement inapproprié. Côté santé, on pense évidemment à la présence d’organismes, comme la Croix-Rouge ou les pompiers, qui peuvent prodiguer les premiers secours en cas de besoin.

Étape 11 : communiquez sur votre festival

Vous consacrez beaucoup d’efforts à l’organisation de votre festival. Ce serait dommage qu’il n’y ait pas des visiteurs(Fans/invités) !

Pour faire connaître votre projet, élaborez une stratégie de communication détaillée.

Quelques moyens sont à votre disposition :

• Votre site internet,
• Les réseaux sociaux,
• L’affichage,
• Les flyers,
• La presse,
• La radio.

Dans tous les cas, créez une communication engageante, sans oublier aucune information nécessaire :

• Le nom du festival et de l’association qui l’organise,
• Programmation,
• Des informations factuelles telles que le lieu, les dates, les prix des billets, les commodités proposées sur place (restauration, camping, etc.),
• Partenaires,
• Lien vers la billetterie pour un achat en ligne pratique.

Étape 12 : Gérez la billetterie

Avant de vendre des billets, renseignez-vous sur le prix.
Évidemment, vous devez couvrir vos dépenses. Mais n’augmentez pas le prix :
les adapter au programme ainsi qu’aux services offerts lors de l’événement (présence de l’hôte, infrastructures prévues sur place, etc.). N’oubliez pas que les festivaliers sont habitués à ce type d’événement et savent donc quand les prix sont raisonnables… ou pas.

Ensuite, pour vendre des billets d’entrée, vous disposez de deux options supplémentaires :

• La billetterie en ligne,
• La billetterie sur place.

Conclusion

Organiser un festival autogéré est un processus qui nécessite de régler de nombreux détails. Si vous n’y êtes pas habitué, vous pourriez vous sentir dépassé. En restant organisé, vous pourrez répondre à toutes les exigences nécessaires. Soyez méticuleux et suivez chaque étape :
votre liste de choses à faire, les accords avec les personnes impliquées, les coûts, les délais dans votre calendrier, etc. En prenant votre temps et vos efforts pour organiser le festival comme vous l’envisagez, l’organiser vous semblera probablement plus naturel.