Plan de communication : Pas à pas pour votre événement.

Que vous organisiez un événement virtuel ou en personne, un plan de communication précis entre votre équipe, vos partenaires et votre public peut faire la différence pour que votre événement soit un succès.
Un calendrier détaillé est indispensable pour organiser correctement votre plan de communication événementielle, en indiquant notamment quand, où et quoi communiquer avec vos participants.

Pourquoi faire un plan de communication ?

Toute stratégie de communication commence par l’élaboration d’un plan de communication ensuite, celui-ci identifie les actions à entreprendre pour attirer le public cible, entretenir sa fidélité et valoriser l’image de marque de l’entreprise. Donc un plan média, c’est un peu comme un plan maison car cela permet de visualiser les détails du projet, de prévoir les étapes et de n’en oublier aucune. En regroupant tous les éléments stratégiques, le plan de communication apportera également de la cohérence à tous vos messages. Un suivi et une analyse ultérieurs permettront d’identifier les points forts sur lesquels il faut travailler, les faiblesses et la rentabilité des différentes actions.

Pour résumer, un plan de communication :

  1. Il souligne la nécessité pour l’entreprise de se doter d’une stratégie de communication.
  2. Il assure une organisation, une cohérence et une coordination adéquates dans les différentes actions.
  3. Il permet d’estimer et de contrôler les coûts de communication.
  4. Il facilite l’évaluation de la mise en œuvre des actions réalisées par l’entreprise.

Étapes par étapes pour définir vos objectifs de communication

L’établissement de vos objectifs de communication constitue la première étape de la création de votre plan de communication pour votre événement.

  1. Vous souhaitez attirer plus de participants ?
  2. Voulez-vous que votre événement fasse l’objet d’une reconnaissance dans votre domaine?
  3. Vous souhaitez attirer des donateurs ciblés ?
  4. Ou peut-être souhaitez-vous simplement annoncer la date et le lieu de votre événement ?
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Il est essentiel d’avoir des objectifs précis pour votre plan de communication. Cela vous permettra de choisir les meilleurs canaux de communication pour atteindre vos objectifs. Par exemple, vous devrez peut-être investir dans la promotion de votre événement si vous souhaitez attirer plus de participants. Pensez également à privilégier les entreprises et organismes compatibles avec votre événement et susceptibles d’être intéressés si vous souhaitez attirer des sponsors.

Identifiez votre public cible

  1. Y a-t-il un public cible pour votre événement ?
  2. Quelles sont les particularités de ce public en termes d’âge, de sexe, de profession, d’intérêts, etc.?

Vous pouvez utiliser ces informations pour adapter votre message et choisir le canal de communication le plus approprié pour atteindre votre public cible c’est-à-dire analyser et comprendre les publics ; vous pouvez voir des événements similaires dans le passé et le public qu’ils ciblaient.

Une fois que vous avez identifié votre marché cible, adaptez votre communication pour refléter ses caractéristiques.

Votre public cible et vos objectifs de communication détermineront votre budget prévisionnel global, et vous pourrez alors identifier une partie de ce budget dédiée aux communications et dépenses diverses. Par exemple, vous devrez peut-être investir dans la publicité via des panneaux d’affichage ou de la publicité en ligne si vous souhaitez toucher un large public. Vous pouvez utiliser des canaux de communication plus ciblés, par exemple des lettres ou des réseaux sociaux, si votre public cible est plus petit.

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En bref il est important de déterminer votre budget au début de votre plan média pour éviter des coûts inutiles et vous assurer de disposer des ressources nécessaires.

Sélectionnez le canal de communication approprié

La publicité en ligne, les panneaux d’affichage, le courrier électronique, les médias sociaux, les relations publiques, les partenariats, les médias traditionnels (télévision, radio, presse écrite) et les événements promotionnels ne sont que quelques exemples de canaux de communication marketing c’est-à-dire il est essentiel de choisir les canaux de communication les plus utiles et pertinents pour votre public cible.

Pensez à utiliser des moyens de communication plus conventionnels, comme la presse écrite ou la radio, si vous souhaitez attirer un public plus âgé, comme ceux qui ne sont généralement pas bien connectés sur les réseaux sociaux.

Rédiger le message

Les messages sont au cœur de votre communication. Il faut donc le prendre au sérieux et de manière cohérente car sa forme dépendra de l’outil que vous aurez choisi pour communiquer c’est-à-dire une publicité sur les réseaux sociaux ne sera pas rédigée comme un communiqué de presse quelle que soit la formule utilisée, le message vise à informer, sensibiliser, convaincre et captiver le public cible.

En conclusion une bonne communication est un message qui crée un changement dans le comportement ou l’attitude du public.

Mettre en place un planning de contact

Un calendrier média vous aidera à organiser de nombreux éléments de votre plan média, du lancement de la campagne au jour de l’événement en passant par les communications post-événement.

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Votre planning de contacts doit inclure des dates importantes telles que :

  • Date de lancement de la campagne,
  • Date de publication de divers médias,
  • Dates des événements promotionnels,
  • Date de l’événement,
  • Dates prévisionnelles des campagnes médiatiques post-événement.

Créer une stratégie de relations publiques

Vous pouvez utiliser les relations publiques pour interagir avec les médias et les influenceurs afin de promouvoir votre événement.

Vous devez identifier les journalistes et influenceurs susceptibles d’être intéressés par votre événement ainsi vous pouvez leur demander une interview ou leur envoyer un communiqué de presse pour les informer de votre événement.

Bref

Tout compte fait Il est temps de récupérer les marchandises. L’évaluation des résultats lors des activités permet, si nécessaire, de réajuster les actions pour atteindre le public cible ou les objectifs souhaités.
Les objectifs sont-ils atteints ? À part? Votre plan a échoué ? Si oui, quand ? En tirant des conclusions, vous pourrez déterminer si votre plan de communication est efficace et s’il peut être transféré à d’autres projets. Résumer différentes actions est un moyen efficace de perfectionner vos compétences et d’acquérir de l’expérience.

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